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Não espera por ninguém, voa e nunca é suficiente. O Tempo é um bem tão escasso que temos a obrigação de fazer o máximo para não o desperdiçar. É a única forma de conseguirmos concluir uma parte minimamente razoável de tudo o que temos para fazer.

Um teoria popular para gestão de tempo é o “Get Things Done” (GTD), apresentado no início do século em livro por David Allen, no já ido ano de 2001. O livro apresenta uma visão integrada para gestão de tarefas, compromissos, ideias, vontades, enfim, tudo o que precisamos de fazer, de uma perspectiva extremamente prática (e até com algum interesse histórico, referindo agendas de papel, carimbos, arquivos, cartões, separadores…). A teoria está espalhada, actualizada e readaptada pela Internet, mas para quem não tem, lá está, o tempo para procurar isso tudo, deixo aqui as principais ideias que me esforço por seguir na minha própria versão de GTD:

• define um sistema coerente e consistente, usa-o e confia nele;
• liberta a memória e nunca confies nela; regista tudo, mesmo o que não sabes se vais fazer (há boas apps para os smartphones com versões gratuitas como o Wunderlist ou Todoist, ver abaixo);
• de início tudo vai para uma (ou várias, desde que consistentes) inbox. Coloca tudo nessa inbox. Esvazia o cérebro. Podes até ter uma inbox física, com papelada para tratar, por exemplo;
• periodicamente avalias a tua inbox, um item de cada vez, por uma ordem aleatória, mas sem repor itens;
• tudo o que demorar menos de dois minutos, resolve de imediato;
• todas as referências, documentos e coisas que não sabes se vais necessitar, arquiva e tira da tua frente. De preferência para um repositório indexado ou com pesquisa, claro;
• o que tem que ser feito até uma determinada data, regista como uma tarefa com data e a notificação devida;
• o que tem que ser feito assim que tenhas tempo, cataloga como ‘Next’. É o que vais rever com mais frequência, e o que vais limpando do sistema;
• as coisas que gostavas de fazer, mas não sabes quando, projectos, ambições ou desejos, cataloga numa wishlist, que revês de longe a longe. Talvez um dia passem a ‘Next’;
• no calendário só colocas os compromissos fundamentais e que sabes que vão mesmo acontecer num período específico. Não há “tentativas”, nem guardar uma slot temporal “para o que der e vier”.

Talvez este último ponto seja, para mim, o mais importante de todos. O nosso calendário deve ser o elemento “sagrado” na nossa gestão individual de tempo. Temos que aprender respeitá-lo para que os outros o respeitem também. Talvez por isso os alemães (cuja frase que mais repetem é “Ich habe keine Zeit”¹) ofereçam sempre aos familiares no Natal um calendário de parede. Isso e um grau de avareza a roçar o pouco salutar. Mas o que é certo é que são sempre calendários à farta junto ao pinheiro…

Deixem comentários com as vossas práticas, há sempre tempo para mudar a estratégia para melhor (“Mudar a estratégia” -> inbox).

¹ - usado na circunstância em que achamos que não temos tempo para fazer alguma coisa, mas cuja tradução literal é “não tenho tempo nenhum”. É aquela precisão germânica…

Referências

• David Allen, GTD (Getting Things Done), Website [work/life management system]
• Pete Codella, Blog, “Getting things done with David Allen”, Artigo [infografia com fluxo completo GTD], 2008-12-11
• Wunderlist, App Website [work/life management app for Windows, Mac, Android, iOS, Windows Phone, Chromebook, Kindle]
• Todoist, App website [work/life management app for Android, iOS]